1. Le type de renseignements personnels que nous recueillons et la façon dont nous les recueillons

L’ACE recueille deux types de renseignements :

• les renseignements que nous recevons de vous; et
• les renseignements que nous recevons d’autres personnes à votre sujet.

Les renseignements que nous recevons de vous comprennent les renseignements que vous partagez avec nous, par exemple lorsque vous créez un compte dans Le Casier, sur notre site Web. Cela inclut également les renseignements que vous nous fournissez verbalement et par écrit, et au moyen de la technologie, comme les témoins placés sur votre ordinateur lorsque vous visitez notre site Web. Nous recevons également des renseignements d’autres sources, notamment des organismes partenaires du PNCE et des tiers qui nous aident à compléter nos dossiers (p. ex. des organismes nationaux de sport).

Les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet comprennent :

Coordonnées

• Nom
• Adresse
• Adresse électronique
• Numéro de téléphone
• Date de naissance

Renseignements démographiques

• Forces Armées
• Désignation de la GRC
• Identité autochtone
• Statut d’invalidité
• Identité sexuelle
• Préférence linguistique

Renseignements sur les activités d’entraîneur / entraîneure

• Transcription de l’entraîneur
• Désignation d’entraîneur ou entraîneure professionnel(le)
• Points de développement professionnel
• Numéro du Programme national de certification des entraîneurs (PNCE)
• Cours auxquels vous vous êtes inscrit, que vous avez suivis et avez terminés
• Certifications obtenues

Renseignements relatifs à l’entraîneur ou entraîneure professionnel(le)

Si vous demandez de devenir entraîneur ou entraîneure professionnel(le) ou d’obtenir un diplôme d’entraîneur ou d’entraîneure avancé(e), nous pouvons vous demander d’autres renseignements personnels, notamment les suivants :

• Citoyenneté
• Historique des études
• Statut professionnel
• Références
• Vérification du casier judiciaire

Renseignements sur les événements

Événements pour lesquels vous êtes inscrit ou auxquels vous avez participé

Sondages

Nous pouvons mener des sondages, notamment sur la satisfaction. Votre participation à ces sondages est toujours volontaire. Pour savoir si des renseignements personnels sont recueillis, stockés et traités dans le cadre de chaque sondage donné, et de quels renseignements il s’agit, veuillez consulter la description du sondage en cause.

Renseignements provenant des médias sociaux

Nous maintenons une page Facebook, un profil Twitter, une page Instagram, un compte LinkedIn et une chaîne YouTube pour interagir avec le public. Si vous interagissez avec notre page Facebook, notre profil Twitter, notre page Instagram, notre compte LinkedIn ou notre chaîne YouTube (par exemple, en « aimant » notre page Facebook, en « suivant » notre profil Twitter, en « suivant » notre page Instagram, en « aimant » notre publication sur LinkedIn ou en vous « abonnant » à notre chaîne YouTube), les renseignements personnels sur la plateforme de média social que vous déclarez comme publics ou accessibles au public, tels que votre nom de média social, votre ID utilisateur, votre âge, votre sexe, votre photo de profil, votre liste d’amis et d’autres renseignements personnels, peuvent nous être transmis par la société de média social. Veuillez noter que nous n’avons aucune influence sur les renseignements recueillis, utilisés et communiqués par ces sociétés. L’objectif et la portée de la collecte de données, ainsi que le traitement et l’utilisation ultérieurs des données par Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn et YouTube peuvent être consultés dans les politiques de confidentialité respectives de ces sites.

Sites Web et données de journalisation

Lorsque vous accédez à nos sites Web, certains renseignements nous sont transmis automatiquement et sont stockés dans des « fichiers journaux ». En particulier, les renseignements suivants sont stockés dans les fichiers journaux :

• Adresse IP
• Nom des fichiers et(ou) des renseignements extraits
• Date, heure et durée de l’extraction
• Volume des données transmises
• URL de référence (le dernier site Web visité)
• Code d’état HTTP
• Type d’appareil (chaîne d’interface utilisateur, par exemple iOS, Android, système d’exploitation utilisé)

Ces renseignements sont recueillis afin de nous permettre de fournir et d’exploiter nos sites Web, d’assurer le fonctionnement technique, de cerner et de résoudre les problèmes et d’enquêter sur les infractions criminelles. S’ils ne sont plus nécessaires pour les raisons indiquées, ces renseignements sont supprimés au bout de 30 jours. Si les renseignements sont nécessaires pour une plus longue période, ils seront conservés jusqu’à ce qu’ils ne soient plus nécessaires. Dans certains cas, ces renseignements peuvent être communiqués aux autorités chargées d’une enquête. Ces renseignements sont stockés séparément de tous les autres renseignements personnels qui vous concernent.

Témoins et outils de suivi

Notre site Web utilise des « témoins » et d’autres mécanismes de suivi pour rendre plus agréables vos visites sur notre site Web et plateformes de médias sociaux et pour vous permettre d’utiliser certaines
fonctionnalités. Les témoins sont de petits fichiers texte qui sont stockés sur votre appareil lorsque vous visitez un site Web ou une autre application en ligne. De nombreux témoins contiennent ce qu’on
appelle un « identifiant de témoin ». Un identifiant de témoin est un identifiant unique qui comprend une chaîne de caractères que les sites Web et les serveurs utilisent pour distinguer votre navigateur des autres navigateurs qui stockent différents témoins et pour reconnaître chaque navigateur par son identifiant de témoin unique.

Les témoins que nous utilisons nous permettent d’identifier les connexions entre le navigateur et le serveur, pour l’identification ou l’autorisation d’accès, et à des fins statistiques (par exemple, nombre de visiteurs uniques sur un site Web). Certains témoins sont supprimés à la fin d’une session de navigation et d’autres sont stockés indéfiniment sur votre appareil.

Les témoins « temporaires » sont des éléments d’information temporaires qui sont effacés dès qu’un visiteur quitte la fenêtre de son navigateur Web ou éteint son ordinateur. Les témoins temporaires servent à améliorer la navigation sur les sites Web et à recueillir des informations statistiques globales.

Les témoins « permanents » sont des éléments d’information plus permanents qui sont placés sur le disque dur de l’ordinateur d’un visiteur et y restent jusqu’à ce qu’ils soient supprimés. Les témoins permanents stockent des informations sur l’ordinateur d’un visiteur pour diverses raisons, comme la récupération de certaines informations fournies précédemment (par exemple, les mots de passe), l’aide à la détermination des zones du site Web que les visiteurs trouvent les plus utiles et la personnalisation du site Web en fonction des préférences des visiteurs.

Nous ne partageons pas avec des tiers les renseignements personnels obtenus grâce aux témoins. Vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur afin de supprimer certains témoins ou d’empêcher leur enregistrement sur votre ordinateur ou votre appareil mobile sans votre consentement explicite ou de tout simplement les interdire. La section « Aide » de votre navigateur devrait fournir des informations sur la manière de gérer vos paramètres relatifs aux témoins.

Consentement

À moins que la loi ne le permette, l’ACE ne collecte pas de renseignements personnels sans l’obtention préalable du consentement de la personne concernée. Cependant, il est possible que l’ACE demande un consentement dans le but d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels après que ceux-ci ont été collectés si l’ACE souhaite utiliser lesdits renseignements à des fins qui ne sont pas énoncées dans la présente politique, qui n’ont pas été mentionnées auparavant ou pour lesquelles la personne concernée n’a pas préalablement donné son consentement.

En fournissant des renseignements personnels à l’ACE, vous acceptez et consentez à ce que celle-ci collecte, utilise et divulgue lesdits renseignements conformément aux dispositions de la présente politique de confidentialité. Si l’ACE planifie de collecter des renseignements personnels pour d’autres fins que celles indiquées dans la présente politique de confidentialité, l’ACE vous informera de ces fins au moment de la collecte des renseignements personnels et vous demandera votre consentement.

Vous êtes libre de refuser que l’ACE collecte, utilise et divulgue vos renseignements personnels, ou de retirer votre consentement en tout temps, pourvu que vous en avisiez l’ACE dans un délai raisonnable. Dans certaines circonstances, certains services ne peuvent être offerts que si vous consentez à ce que l’ACE collecte, utilise et divulgue vos renseignements personnels. Par conséquent, si vous choisissez de ne pas fournir ou de refuser votre consentement à l’ACE, il est possible qu’elle ne soit pas en mesure de vous offrir les services désirés. L’ACE vous informera des conséquences de refuser de fournir ou de retirer votre consentement.

2. Comment nous utilisons vos renseignements personnels

À l’exception des buts indiqués dans la section sur le commerce électronique ci-dessous, l’ACE recueille et utilise les renseignements personnels seulement pour les besoins suivants :

1. administrer le Programme national de certification des entraîneurs et mettre à jour la banque de données dudit Programme;
2. administrer le programme Les entraîneures, les programmes de mentorat des entraîneurs et entraîneures, le programme d’entraîneur professionnel, le programme de diplôme avancé en entraînement, la campagne Entraînement responsable et d’autres programmes internes;
3. vérifier l’accréditation et l’enregistrement des participants et participantes;
4. administrer nos programmes d’apprentissage en entraînement et de subventions;
5. organiser diverses conférences qui offrent aux entraîneurs et entraîneures et aux dirigeants et dirigeantes du sport des occasions de perfectionnement professionnel et de réseautage;
6. gérer les différents programmes de prix et de reconnaissance de l’ACE; fournir de l’information aux participants et participantes, aux organismes partenaires et à d’autres parties à propos des
   programmes et services liés à la formation des entraîneurs et entraîneures;
7. gérer les relations avec, notamment, les participants et participantes ainsi que les organismes partenaires et communiquer avec ceux-ci;
8. respecter des exigences juridiques et réglementaires;
9. gérer le site Web et autres infrastructures de la technologie de l’information de l’ACE;
10. recruter, embaucher, gérer, évaluer, rémunérer le personnel et les entrepreneurs et effectuer toute autre transaction avec eux;
11. répondre à d’autres besoins jugés raisonnables et compatibles aux buts susmentionnés.

Les renseignements personnels que l’ACE pourrait collecter auprès des personnes varieront en fonction de ses relations avec ces personnes et des services que ces dernières désirent obtenir de l’ACE.

Aucun renseignement personnel obtenu par l’ACE ne sera autrement vendu, commercialisé, troqué, échangé ou divulgué moyennant rétribution.

3. Comment nous partageons vos renseignements personnels

Afin d’atteindre les buts indiqués ci-dessus, vous acceptez et reconnaissez expressément que l’ACE peut communiquer vos renseignements personnels aux parties énumérées ci-après :

1. les personnes faisant partie des organismes nationaux de sport pertinents ou leurs associations sportives locales et leurs collaborateurs sélectionnés et approuvés;
2. les représentant(e)s de la formation des entraîneurs et des entraîneures des provinces et territoires;
3. les personnes faisant partie des instituts nationaux de sport olympique et paralympique du Canada et leurs collaborateurs sélectionnés et approuvés;
4. les bailleurs de fonds des organismes gouvernementaux qui versent des fonds à l’ACE et les partenaires du PNCE;
5. les médias imprimés et électroniques qui couvrent des événements liés aux programmes de prix et de reconnaissance;
6. les personnes et organismes qui aident l’ACE à faire connaître ses produits et services;
7. les personnes et organismes qui conseillent ou fournissent des services à l’ACE;
8. les personnes et organismes qui participent à :
   1. Mla mise à jour, la révision et l’élaboration des systèmes, des procédures et de l’infrastructure de l’ACE, y compris la mise à l’essai et l’amélioration des systèmes informatiques de l’ACE;
   2. b. la restructuration de l’ACE.

Dans le cas où des renseignements personnels de nature délicate sont soumis à l’ACE, vous reconnaissez et acceptez expressément que ces renseignements ne seront communiqués que s’ils s’avèrent nécessaires pour que l’ACE fournisse ses services à un participant, une participante ou à un organisme partenaire.

Si l’ACE communique des renseignements personnels à des organismes qui fournissent des services pour son compte, elle exigera que ces organismes utilisent lesdits renseignements aux seules fins de fournir des services à l’ACE, aux participants et participantes, aux organismes partenaires ou à la personne concernée et exigera également qu’ils prennent les mesures de sécurité appropriées pour protéger ces renseignements personnels.

Dans certaines circonstances, l’ACE peut divulguer des renseignements personnels sans consentement. Des exemples figurent ci-dessous :

1. lorsque les renseignements sont exigés par la loi ou par une ordonnance ou une prescription de la cour, d’un organisme administratif ou d’un tribunal gouvernemental;
2. lorsque l’ACE estime, en se fondant sur des motifs raisonnables, que les renseignements sont nécessaires pour protéger les droits, la confidentialité, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe pouvant être identifiés;
3. lorsque les renseignements sont nécessaires afin de calculer ou de percevoir des sommes dues à l’ACE;
4. lorsque les renseignements sont nécessaires pour permettre à l’ACE d’exercer des recours existants ou pour restreindre tout dommage pouvant être causé à l’ACE.

Si l’ACE se voit dans l’obligation, ou a la permission, de divulguer des renseignements sans consentement, elle ne divulguera pas d’autres informations que celles qui lui ont été demandées.

Nous utilisons également des prestataires de services externes pour les services de technologie de l’information, le paiement, le traitement et la gestion des événements afin de vous fournir des services. Nous avons soigneusement sélectionné ces prestataires de services et les contrôlons fréquemment. Tous les prestataires de services sont tenus de respecter la confidentialité et de se conformer aux exigences légales, notamment en matière de protection des renseignements personnels. Vous acceptez par les présentes que vos renseignements personnels puissent être divulgués ou communiqués à ces tiers fournisseurs de services afin que l’ACE puisse vous fournir des services.

Nous pouvons stocker et traiter vos renseignements personnels au Canada et dans d’autres pays étrangers, y compris les États-Unis. Lorsque des renseignements personnels sont stockés à l’extérieur du Canada (que ce soit par un fournisseur de services ou par nous), ils sont assujettis aux lois de ce territoire étranger et peuvent être accessibles au gouvernement, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation de ce territoire. Veuillez également noter que nous n’avons aucun contrôle sur le contenu des sites Web de tiers auxquels les personnes peuvent accéder par des hyperliens sur notre site Web. Nous encourageons chacun à lire la politique de confidentialité de chaque site Web visité.

Nous nous réservons le droit de transférer tout renseignement personnel en notre possession dans le cas où nous fusionnerions avec un tiers ou serions acquis par celui-ci, ou si un tiers acquérait tout ou partie de notre entreprise, ou si de telles opérations étaient proposées.

Commerce électronique

TL’ACE peut de temps à autre offrir sur son site Web des services de commerce électronique qui peuvent inclure la vente de biens ou de services offerts par l’ACE ou par des tiers vendeurs.

Dans le cadre de l’offre de services de commerce électronique, l’ACE peut recueillir, stocker, analyser et utiliser les renseignements personnels que les utilisateurs communiquent à l’ACE lors de la conclusion d’opérations de commerce électronique, y compris, notamment, les coordonnées (nom, adresse électronique et adresse physique) et les renseignements financiers (numéro de carte de crédit et date d’expiration). Les renseignements personnels seront utilisés par l’ACE, par des tiers au nom de l’ACE et par des tiers vendeurs à des fins liées aux opérations de commerce électronique, y compris, notamment, l’exécution des commandes, la facturation, le paiement, le marketing et le service à la clientèle.

En effectuant des opérations de commerce électronique sur le site Web de l’ACE, vous consentez à la collecte, au stockage, à l’analyse et à l’utilisation de vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessus. L’ACE peut également recueillir, stocker, analyser et utiliser vos renseignements personnels fournis par d’autres aux fins énoncées ci-dessus, y compris, notamment, les services de traitement des paiements et d’autres sources en ligne et hors ligne.

Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements personnels soient utilisés à des fins de marketing, veuillez communiquer avec l’agent de protection de la vie privée de l’ACE en envoyant un courriel à communications@coach.ca ou en composant le 613 235-5000, poste 2365, et demandez à parler à l’agent de protection de la vie privée de l’ACE.

4. Exactitude, conservation et stockage des renseignements personnels

L’ACE s’efforce d’assurer que tous les renseignements personnels qui lui sont soumis et qui se trouvent en sa possession sont suffisamment exacts, actuels et complets pour satisfaire aux besoins qui nécessitent leur utilisation. Si l’ACE découvre que des renseignements personnels sont inexacts, incomplets ou périmés, elle révisera lesdits renseignements et, si cela s’avère nécessaire, elle fera de son mieux pour aviser les tierces parties à qui elle a fourni les renseignements inexacts afin que celles-ci puissent également corriger leurs dossiers.

L’ACE ne détient les renseignements personnels que pendant la durée nécessaire à la satisfaction des besoins pour lesquels ils ont été collectés. Le temps de détention des renseignements personnels varie en fonction du service et de la nature des renseignements. La période de détention peut être supérieure à la durée des relations entre la personne qui fournit les renseignements et l’ACE; néanmoins, l’ACE ne détiendra les renseignements que pendant la période où elle aura besoin de posséder suffisamment d’informations pour répondre à toute question qui pourrait être soulevée à une date ultérieure.

Lorsque l’ACE n’a plus besoin des renseignements personnels, elle a recours à des procédures établies
pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les transformer de manière à préserver l’anonymat.

Actuellement, les principales installations dans lesquelles l’ACE détient des renseignements personnels
se situent dans la ville d’Ottawa, et des entrepôts additionnels peuvent se trouver dans les municipalités
avoisinantes.

5. Comment nous protégeons les renseignements personnels et mesures de protection que nous utilisons

L’ACE utilise une sécurité matérielle, procédurale et technique appropriée en ce qui concerne ses bureaux et ses installations de stockage de l’information afin de minimiser les risques de perte, d’utilisation abusive, d’accès non autorisé, de divulgation ou de modification des renseignements personnels. Cela s’applique également à notre élimination ou à notre destruction de renseignements personnels.

Cela comprend notamment des mesures d’autorisation et d’authentification standards pour sécuriser l’accès à vos renseignements personnels. L’ACE chiffre également tous les renseignements entrants et sortants, ainsi que les données d’identification. Nous tenons aussi des registres opérationnels pour les audits de sécurité.

En outre, l’ACE offre une protection accrue des renseignements personnels en restreignant l’accès à ces renseignements aux seuls employés qui, de l’avis de la direction de l’ACE, doivent connaître cette information dans le but d’être en mesure d’offrir les produits ou les services de l’ACE. Si un employé ou une employée de l’ACE fait un mauvais usage de renseignements personnels, cela sera considéré comme une faute grave et des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la mise à pied pourront être prises. Si une personne ou un organisme fournissant des services à l’ACE, ou pour le compte de celle-ci, fait un mauvais usage de renseignements personnels qui lui sont fournis à cette fin, cela sera également considéré comme une faute grave et des mesures pouvant aller jusqu’à la résiliation de l’entente liant ladite personne ou ledit organisme à l’ACE seront prises.

6. Accès à vos renseignements personnels et correction de ceux-ci

L’ACE autorise un accès raisonnable et un droit de révision des renseignements personnels qu’elle détient au sujet d’une personne par ladite personne. Vous pouvez communiquer avec nous à tout moment à l’adresse coach@coach.ca si vous souhaitez modifier ou mettre à jour vos renseignements personnels. Afin d’éviter que des prétextes frauduleux soient invoqués pour accéder aux renseignements, il est possible que l’ACE demande suffisamment d’informations lui permettant de confirmer que la personne qui fait la demande est autorisée à le faire avant de lui donner accès aux renseignements ou de lui permettre d’effectuer des corrections.

Dans certains cas, l’ACE pourrait ne pas être en mesure de vous donner accès à vos renseignements personnels, par exemple lorsqu’une exception aux consignes d’accès est permise ou exigée par les lois applicables.

Si l’ACE ne peut pas ou n’a pas à divulguer les renseignements, elle informera la personne qui a fait la demande des motifs qui l’empêchent de le faire.

L’ACE se réserve le droit de ne pas modifier les renseignements personnels en réponse à une demande de modification présentée par une personne, mais elle fournira en pièce jointe tout texte supplémentaire jugé approprié par la personne concernée.

L’ACE n’exige pas de frais pour vérifier ou corriger les renseignements personnels; cependant, selon les lois applicables, il est possible qu’un montant minimal doive être déboursé pour l’obtention d’une copie de dossier contenant des renseignements personnels.

7. Avis de non-responsabilité

Il se peut que nous fournissions des liens vers des sites Web ou des ressources de tiers, ou que nous produisions automatiquement des résultats de recherche pour ces sites ou ces ressources, ou encore des renseignements de tiers qui renvoient à des sites Web ou à des ressources de tiers ou établissent des liens vers ceux-ci. L’ACE n’a aucun contrôle sur ces sites Web et ressources de tiers, et vous reconnaissez et acceptez que l’ACE n’est pas responsable du contenu ou de l’information qu’ils contiennent. Lorsque vous suivez un tel lien, vous n’êtes plus protégé par notre politique, et nous vous encourageons à lire les énoncés de confidentialité ou les autres avis de non-responsabilité de ces autres parties. L’ACE n’est pas responsable des pratiques en matière de protection des renseignements personnels ou de sécurité ni du contenu des sites Web, des services ou des produits externes.

8. Enfants

L’ACE reconnaît les intérêts des enfants en matière de protection des renseignements personnels, et nous encourageons les parents et les tuteurs à jouer un rôle actif dans l’utilisation des services de l’ACE par leurs enfants. Lorsque des enfants de moins de treize (13) ans accèdent à nos services, le consentement écrit du parent ou du tuteur sera requis. Si vous avez entre treize et quinze (13-15) ans, le consentement écrit de l’enfant et du parent ou du tuteur sera requis.

9. Vos choix en matière de collecte, d’utilisation et de communication de vos renseignements personnels

Sites Web et fonctions d’exclusion

Vous pouvez ajuster et gérer la confidentialité de vos informations au moyen de notre site Web, qui vous permettra de refuser certains services que nous proposons en ajustant les paramètres de votre appareil ou de votre navigateur. Vous pouvez également gérer les informations en utilisant les réglages pour votre profil personnel.

Courriel

Vous pouvez refuser de recevoir des courriels en utilisant les liens figurant dans les courriels que vous recevez de notre part.

Produits et services 

Toute utilisation des produits et services de l’ACE est soumise au consentement de l’utilisateur. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en vous désabonnant du produit ou du service ou en cessant de l’utiliser.

Envois postaux ou publicités de tiers

Si vous préférez exclure votre adresse municipale des envois ou publicités de tiers, vous pouvez communiquer avec nous à tout moment à l’adresse suivante communications@coach.ca.

10. Transparence et contestation des démarches liées à la conformité

L’ACE vous fournira, sur demande, des renseignements précis sur ses politiques et pratiques en matière de gestion des renseignements personnels. Pour savoir avec qui communiquer au sujet des renseignements personnels recueillis par notre organisation, veuillez consulter la section Coordonnées ci-dessous.

Contestation des démarches liées à la conformité

L’ACE a un agent de protection des renseignements personnels qui examinera toutes les demandes d’information ou plaintes concernant nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels et y répondra. Afin de communiquer avec notre agent de protection des renseignements personnels, veuillez utiliser les coordonnées indiquées ci-dessous.

11. Modifications de la présente politique et comment communiquer avec nous pour de plus amples renseignements

Nous nous réservons le droit de modifier nos pratiques en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels à notre discrétion et, s’il y a lieu, en raison de développements techniques et sans préavis, sauf si les lois applicables l’exigent. En continuant à utiliser nos services, vous vous engagez à accepter ces modifications. Nous vous suggérons d’ajouter cette page à vos signets et de consulter régulièrement la présente politique sur la protection des renseignements personnels pour vous tenir au courant de sa version la plus récente. Les membres enregistrés seront informés par courrier électronique des modifications importantes apportées à la politique sur la protection des renseignements personnels. Ce courriel sera envoyé à l’adresse que vous nous avez fournie.